Зачастую оформлением пенсии занимается непосредственно сотрудник компании. А требуется ли что-то от работодателя? Нужно ли заранее подавать в ПФР списки будущих пенсионеров и документы, необходимые для назначения пенсии? В майском номере журнала «Трудовые споры» Изабелла Атласкирова и Андрей Лисов ответили на вопрос, как и зачем компании взаимодействовать с ПФР.
В назначении пенсии работодателем есть как плюсы, так и минусы. Из плюсов можно выделить: повышенное доверие работников, улучшение имиджа компании, нет необходимости отпускать сотрудника с работы для сбора и подачи документов в ПФР. Минусы: ложится дополнительная нагрузка на кадровые, юридические и бухгалтерские службы. В таком случае придется либо расширить штат (увеличение фонда оплаты труда), либо дополнить должностные инструкции имеющихся работников.
Плюсами для работника становятся: возможность не взаимодействовать напрямую с ПФР, получение от сотрудников своей компании квалифицированной помощи. Из минусов можно выделить: есть вероятность потерять часть стажа при назначении пенсии из-за ошибки работодателя, нет контроля над сроками подачи документов и их содержанием.
Компания может обратиться в ПФР за назначением пенсии только при наличии письменного согласия работника. Но для организации это не обязанность, а лишь право. Вам может быть отказано без обоснованного решения. Никаких последствий за этим не следует.
Взаимодействие с ПФР можно организовать электронно. Для этого необходимо использование специализированных программ и следование порядку электронного взаимодействия. Обязательно должно быть соблюдено требование по защите персональных данных работника. Дополнительно передается и письменное согласие на назначение пенсии. Также нужно будет подготовить справку с места работы, выписку из трудовой книжки, чтобы доказать трудовые отношения с сотрудником. Далее каждый документ отдельно сканируется и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. При подаче документов в электронном виде оригиналы предоставлять нет необходимости.
Если между компанией и ПФР не заключено соглашение об обмене электронными документами, то через представителя (с подтвержденными полномочиями) организация может подать документы в бумажном виде в территориальный орган фонда.
После получения документов, специалисты территориального органа ПФР зарегистрируют обращение работодателя и вышлют расписку о получении электронных документов. В ней будет указано какие документы приняты и чего не хватает. Работодатель будет проинформирован, если в страховой стаж не будет включен какой-то период работы. Уведомление нужно будет вручить сотруднику под роспись. При назначении пенсии работнику, фонд уведомить работодателя, в случае отказа – работника.
Юристы МКА «Корпоративная защита» считают, что активное участие работодателей в оформлении пенсий своим сотрудникам, безусловно, благоприятно влияет на укреплении репутации компании, финансовой устойчивости и доверия со стороны работников. А как показывает практика, время, затраченное на сканирование и подготовку документов минимальное (по страницам журнала «Трудовые споры» №5 май 2019).