Из-за распространения коронавируса и ограничительных мер властей практически единственный способ не уволить сотрудников и сохранить компанию – перевести работников на удаленку. Соответствующее понятие не закреплено в законе, поэтому работодатели руководствуются нормами, которые регулируют дистанционный труд (гл. 49 ТК РФ). Каровые решения принимали в спешке. Сейчас есть время исправить недочеты и сделать работу более эффективной. О том, как правильно оформить удаленную занятость, оптимизировать коммуникацию и мотивировать персонал, Ирина Андреева рассказала в своей майской статье журнала «Трудовые споры».
Проверьте кадровые документы.
— Приказы о переводе сотрудников на удаленную работу.
— Заявления работников о переводе на удаленную работу.
— Допсоглашения к трудовым договорам.
Мотивируйте команду.
Сотрудники, которых из-за пандемии временно отправили на удаленку, оказались в стрессовой ситуации. К работе вне офиса сложно привыкнуть, нервозности добавили и неясные перспективы, ведь из-за кризиса могли даже сократить. Есть несколько правил мотивации персонала, которые помогают работникам не падать духом, чувствовать себя частью коллектива и верить, что компания с их помощью выстоит. Проверьте, придерживаетесь ли вы этих принципов. Старайтесь придерживаться нижеперечисленных правил:
— Правило первое: интересуйтесь мнением работников.
— Правило второе: избегайте излишнего давления и контроля.
— Правило третье: напоминайте об ответственности.
— Правило четвертое: дайте возможность развиваться.
Оптимизируйте коммуникацию.
Чтобы при работе из дома команда не теряла эффективность, нужно организовать коммуникацию. Для этого, в частности:
— старайтесь оперативно отвечать на вопросы каждого сотрудника;
— четко ставьте задачи и, насколько это возможно, не скрывайте целей их выполнения;
— помогайте подчиненным расставлять приоритеты и помните, что они будут меняться в процессе работы;
— проводите коммуникационные сессии, на которых давайте каждому из работников высказаться по интересующим его проблемам;
— выделяйте время на индивидуальное общение с каждым подчиненным, обсуждайте причины успехов и неудач, спрашивайте, с чем возникают трудности, предлагайте помощь;
— анализируйте, какой способ связи наиболее эффективен для вашей команды, используйте не только чаты и электронную почту, но и видеосвязь;
— учтите, что в переписке трудно передать эмоции и акценты, поэтому при письменной постановке задач каждый раз проверяйте, что сообщение правильно поняли все исполнители;
— сохраняйте традиции, которые были актуальны во время работы в офисе, например кофе-брейки или совещания в определенное время;
— придерживайтесь установленного периода коммуникаций, например с 9.00 до 18.00, и помните о часовых поясах, возможно, кто-то из работников уехал в другой регион, где время не совпадает с вашим.
Контролируйте подчиненных.
Контролировать удаленную команду помогут следующие правила:
— ведите чек-лист с перечнем задач, сроков исполнения и ответственных лиц. Этот документ нужно постоянно актуализировать, иначе смысла в нем не будет;
— убедитесь, что доступ к чек-листу есть у всех подчиненных и каждый может проверить, что именно он должен сделать и к какому времени;
— обращайте внимание не на количество фактически отработанных часов, а на достижение поставленной цели. Если удаленный сотрудник выполнил всю работу, например, за шесть часов, а не за восемь, то оплату он все равно получит как за полный день;
— напоминайте работникам о необходимости хранить рабочие документы в облачных папках с общим доступом. Такая мера нужна не только для контроля, но и для обеспечения преемственности в случае перевода или увольнения кого-то из работников;
— решения по итогам онлайн-совещаний и переговоров оформляйте протоколами, рассылайте их всем заинтересованным работникам или выкладывайте в облачных папках.
Если вам кажется, что контроль за удаленной командой у вас в компании недостаточно эффективен, воспользуйтесь перечисленными правилами. Через некоторое время ситуация обязательно улучшится.
Упрощайте работу.
За время удаленной работы уже стало понятно, какие показатели результативности имеет смысл использовать, а от каких стоит отказаться.
Если, несмотря на переход сотрудников на удаленку, в компании все же действуют те или иные показатели эффективности работы, обсудите их с подчиненными. Убедитесь, что каждый сотрудник понимает, какие требования предъявляют именно к нему.
Кроме того, упрощайте бизнес-процессы, например порядок взаимодействия между подразделениями или способы информирования контрагентов.
Также старайтесь сразу распределять входящие документы по конкретным исполнителям. Тогда работники не запутаются и не будут терять время в попытках выяснить, кому и что именно поручили.
Юристы МКА «Корпоративная защита» рекомендуют с пониманием подходить к работе сотрудников на удаленной работе, мотивировать их, в меру контролировать, просите отчитываться о проделанной работе ежедневно, также контролируйте не только их работу, но и соблюдение их трудовых прав. (по страницам журнала «Трудовые споры» №5 май, 2020).
