Как узнать весь стаж соискателя, который перешел на электронную трудовую книжку, что нужно сделать при выдаче работнику СТД-Р и как проверить подлинность СТД-Р и СТД-ПФР, рассказал в своей февральской статье журнала «Трудовые споры» Илья Данцкер.

Какие документы запрашивать у соискателей, чтобы увидеть весь стаж. Кадровиков интересует, какие документы можно требовать у соискателя, чтобы проверить его слова о переходе на электронную трудовую книжку и посмотреть весь стаж. Первым делом нужно получить подтверждение того, что соискатель перешел на «сведения». Доказательствами этого могут быть:

  • бумажная трудовая книжка с записью о том, что работник перешел на сведения о трудовой деятельности (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, далее — Закон № 439-ФЗ, письма Минтруда от 12.02.2020 № 14–2/В-150 и от 16.03.2020 № 14–2/В-267);
  • выписки из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р или СТД-ПФР с соответствующей отметкой (п. 2.3 и 3.3 Порядка, утв. приказом Минтруда 20.01.2020 № 23н).

Какие заявления, связанные с трудовыми книжками, собирать с новых работников. Большая часть вопросов кадровиков касается того, какие заявления может или должен написать новый работник при трудоустройстве в той или иной ситуации. Чтобы понять, как действовать, учитывайте три общих принципа.

Принцип № 1. У работника, перешедшего на электронную трудовую книжку, в бумажной должна быть «закрывающая» запись о переходе на «сведения». Исключение — дистанционные работники и внешние совместители, на которых бумажные трудовые книжки не велись.

Принцип № 2 — система работает по принципу «всех впускать, никого не выпускать. Перейти с бумажной трудовой книжки на электронную можно в любой момент вне зависимости от поданного или неподанного заявления, а вот обратный переход невозможен (ч. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Принцип № 3. Если соискатель устраивается на работу впервые в жизни, он обречен на безальтернативное ведение электронной трудовой книжки.

Как проверить подлинность СТД-Р и СТД-ПФР.

Есть несколько способов, которые помогут уберечься от подделок.

Бумажный способ. Потребуйте от соискателя бумажную форму с подписью и печатью должностного лица ПФР или МФЦ.

Технический способ. Установите программное обеспечение (программу Adobe Reader и дополнительный модуль), которое позволит проверять наличие и целостность электронной подписи в файле.

Организационный способ. Объясните соискателю, что после заказа «сведений» на портале госуслуг ему нужно будет повторно зайти в личный кабинет и переслать готовые формы на вашу корпоративную электронную почту (см. скриншот ниже). В таком случае письмо с прикрепленными файлами в формате pdf и xml вам придет непосредственно с сервера портала госуслуг, что исключает возможность подделки.

Юристы МКА «Корпоративная защита» обращают внимание на то, что если при оформлении дубликата трудовой книжки работник перешел на электронную трудовую книжку и потерял бумажную, то последней записью в дубликате будет запись о выдаче на руки бумажной книжки в связи с переходом на сведения о трудовой деятельности (по страницам журнала «Трудовые споры» №2, 2021).